Waarom een goede briefing tijd en geld bespaart

Een goede briefing geeft je een duidelijk startpunt bij het inschakelen van leveranciers. Toch brieft 80% van mijn klanten niet of nauwelijks. En daar bedoel ik mee dat ze dan zeggen: “Ik wil een nieuwe website, wat moderner dan de huidige”, of: “Kun je even een persbericht voor me schrijven?” Of “Wat kost het als jij een e-magazine voor me maakt?”

Waaromeengoedebriefingtijdengeldbespraart

Hartstikke leuke opdrachten, maar ik kan op basis hiervan onmogelijk een offerte maken. Dus ik vraag dan door: wanneer wil je het gereed hebben (deadline en planning)? Wie is de doelgroep? Wat is je budget? Wat is jouw doel/wat wil je ermee bereiken? Enzovoort. Uiteindelijk wordt de opdracht steeds een beetje duidelijker, maar soms blijft het vaag. En dat is erg zonde, want het kost mij veel meer tijd dan nodig en het kost mijn klant meer geld.

Als je een architect inschakelt om een huis te laten bouwen, zeg je toch ook niet: “Doe mijn maar een huis?” Nee, je zorgt er voor dat je specifiek bent over je wensen, voorwaarden, planning en budget. Je hebt al voorbeelden verzameld. Anders heeft de architect geen idee wat hij kan ontwerpen voor jou. Zo werkt het ook met leveranciers voor de diensten die jij uitbesteedt.

Hoe schrijf je een briefing?
Het maakt niet uit wie je een opdracht geeft – de klusjesman, tekstschrijver, fotograaf, websitebouwer of vormgever… als je maar brieft! Hoe concreter en duidelijker jouw briefing is, hoe beter. Een briefing is afhankelijk van het soort opdracht en leverancier, maar bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen:
  1. Doel: Wat is het doel van deze opdracht? Wat wil je ermee bereiken?
  2. Boodschap: Welke boodschap wil je overbrengen?
  3. Doelgroep: Wie is de doelgroep? Voor wie maken we dit?
  4. Extra info: Is er achtergrondinformatie beschikbaar of heb je voorbeelden?
  5. Sfeer: Welke sfeer mag het uitstralen? Wat is de tone of voice? Wat voor effect wil je bij de doelgroep teweeg brengen?
  6. Oplevering: Hoe wil je het opgeleverd of aangeleverd krijgen?
  7. Planning: Wat is de planning en wanneer is de deadline?
  8. Budget: Welk budget wil je hieraan besteden?

Hoe beter jouw briefing, hoe duidelijker en specifieker jouw leverancier een offerte kan leveren en de verwachtingen over en weer worden gemanaged. Een goede briefing voorkomt veel verwarring achteraf.